ZUGFeRD öffnen: das PDF sehen Sie – aber was steht in der XML?

Eine ZUGFeRD-Rechnung sieht aus wie ein normales PDF. Das Entscheidende ist aber die eingebettete XML – sie enthält die maschinenlesbaren Rechnungsdaten, die Ihr Buchhaltungsprogramm tatsächlich verarbeitet. Stimmen PDF-Bild und XML nicht überein, zählt die XML.

Was ist ZUGFeRD (und Factur-X)?

ZUGFeRD ist ein Hybridformat: eine PDF/A-3-Datei mit eingebetteter XML-Rechnung. Sie können das PDF wie gewohnt lesen, während Software die XML automatisch verarbeitet. Factur-X ist der französische Zwilling – technisch dasselbe Format. ZUGFeRD gibt es in verschiedenen Profilen (u. a. MINIMUM, BASIC, EN 16931, EXTENDED), die sich im Umfang der XML-Daten unterscheiden.

Warum reicht der PDF-Reader nicht?

• Der PDF-Reader zeigt nur das Bild der Rechnung – nicht die eingebetteten Strukturdaten.
• Verarbeitet wird in der Buchhaltung die XML. Fehler dort (falsche Summen, fehlende Pflichtfelder) sehen Sie im PDF nicht.
• Ob die XML die Geschäftsregeln der EN 16931 erfüllt, lässt sich nur durch eine Prüfung feststellen.

So öffnen Sie die ZUGFeRD-XML in 3 Schritten

1. E-Rechnung Checker öffnen
2. PDF-Datei ablegen – die eingebettete XML wird automatisch extrahiert
3. Rechnungsdaten lesbar prüfen: Verkäufer, Positionen, USt-Aufschlüsselung, Summenregeln

Häufige Fragen

Wird mein PDF hochgeladen?

Nein. Die Extraktion und Prüfung laufen vollständig lokal in Ihrem Browser. Ihre Rechnung verlässt nie Ihren Rechner – DSGVO-freundlich.

Woran erkenne ich, ob mein PDF eine ZUGFeRD-Rechnung ist?

Von außen oft gar nicht – genau das ist das Problem. Legen Sie die Datei einfach in den Checker: Enthält das PDF eine eingebettete Rechnung-XML, wird sie gefunden und angezeigt.

Was ist der Unterschied zur XRechnung?

XRechnung ist reines XML ohne PDF-Ansicht. Beide erfüllen die EN 16931 und die deutsche E-Rechnungspflicht. Mehr dazu: XRechnung öffnen.

Gilt die E-Rechnungspflicht auch für ZUGFeRD?

Ja. ZUGFeRD (ab Profil EN 16931) und XRechnung sind beide zulässige Formate. Seit dem 1. Januar 2025 müssen B2B-Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können.