EN-16931-Prüfregeln verständlich erklärt

Ihre E-Rechnung wurde mit Fehlern wie BR-02, BR-CO-15 oder BR-DE-15 abgelehnt? Die EN 16931 definiert Geschäftsregeln (Business Rules, „BR-…"), die jede XRechnung und ZUGFeRD-Rechnung erfüllen muss. Hier die wichtigsten Regeln – und was bei einem Verstoß zu tun ist.

Pflichtfelder (BR-Regeln)

Regel	Bedeutung	Bei Fehler
BR-02	Die Rechnungsnummer (BT-1) muss vorhanden sein.	Rechnungsnummer im erzeugenden System ergänzen – ohne sie ist die Rechnung ungültig.
BR-03	Das Rechnungsdatum (BT-2) muss vorhanden sein.	Ausstellungsdatum ergänzen.
BR-05	Der Währungscode (BT-5) muss angegeben sein (z. B. EUR).	Währung im Dokumentkopf setzen.
BR-06	Der Name des Verkäufers (BT-27) muss vorhanden sein.	Verkäufer-Stammdaten vervollständigen.
BR-07	Der Name des Käufers (BT-44) muss vorhanden sein.	Käuferdaten vervollständigen.
BR-16	Die Rechnung muss mindestens eine Position (BG-25) enthalten.	Rechnung ohne Positionen ist unzulässig – Positionsdaten prüfen.

Rechenregeln (BR-CO-Regeln)

„CO" steht für calculation: Diese Regeln prüfen, ob die Summen rechnerisch konsistent sind. Sie gehören zu den häufigsten Fehlerquellen – besonders bei selbst erzeugten XMLs und Rundungsdifferenzen.

Regel	Bedeutung	Bei Fehler
BR-CO-10	Die Summe der Positionen (BT-106) muss der Summe aller Einzelpositionen entsprechen.	Positionsbeträge nachrechnen; auf Rundung pro Position achten.
BR-CO-14	Der USt-Gesamtbetrag (BT-110) muss der Summe der USt-Aufschlüsselung entsprechen.	USt je Kategorie (Steuersatz) einzeln prüfen.
BR-CO-15	Der Gesamtbetrag mit USt (BT-112) muss Nettobetrag + USt entsprechen.	Brutto = Netto + Steuer nachrechnen – klassischer Rundungs-/Übertragungsfehler.
BR-CO-16	Der fällige Betrag (BT-115) muss schlüssig sein (Gesamtbetrag − Vorauszahlungen).	Anzahlungen/Vorauszahlungen korrekt ausweisen.
BR-CO-17	Der USt-Betrag je Kategorie muss zu Bemessungsgrundlage × Steuersatz passen.	Steuersatz und Bemessungsgrundlage der Kategorie prüfen.

Deutsche Zusatzregel: BR-DE-15 (Leitweg-ID)

Bei der XRechnung ist die Käuferreferenz (BT-10) Pflicht – bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber ist das die Leitweg-ID. Fehlt sie, wird die Rechnung von Behördenportalen abgelehnt. Die Leitweg-ID erhalten Sie von Ihrem Auftraggeber.

Hinweis: Dies ist eine Auswahl der wichtigsten Regeln, die auch unser Checker prüft. Die EN 16931 umfasst weitere Regeln; rechtsverbindlich validiert der offizielle KoSIT-Validator.